Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 jest inaczej nazywana dyrektywą o ochronie sygnalistów. To samodzielny akt prawny, który powinien być zaimplementowany przez wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej. Powstał po to, aby zapewnić prawną ochronę sygnalistom. Określa między innymi: obowiązki pracodawców i instytucji dotyczące zarządzania zgłoszeniami, a także formy ochrony sygnalistów.

W Polsce wciąż trwają prace nad wdrożeniem dyrektywy. Jak na razie mamy wyłącznie projekt ustawy o ochronie sygnalistów, który jeszcze nie wszedł w życie. Opublikowano go 18 października 2021 r. Jednak vacatio legis (czas pomiędzy publikacją aktu prawnego, a jego wejściem w życie) to tylko 14 dni… Dlatego warto przygotować odpowiedni system zarządzania nieprawidłowościami już teraz!

Whistleblowing w dosłownym tłumaczeniu oznacza dmuchanie w gwizdek. W poważniejszym znaczeniu to czynności polegające na informowaniu o nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie. Dmuchanie w gwizdek jest jednoznaczne z sygnalizowaniem czegoś ważnego. Dlatego osoby, które informują o nieprawidłowościach w polskim systemie prawnym nazywa się sygnalistami. Odnosi się to zarówno do działań niezgodnych z prawem, jak i tych, które są zwyczajnie nieetyczne.

Swoją odrębną definicję posiada również Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP). Zajmuje się ona problemami o charakterze pracowniczych. Działa już od ponad 100 lat i jest agencją afiliowaną przy ONZ. Międzynarodowa Organizacja Pracy podaje, że to: „zgłaszanie przez pracowników lub byłych pracowników nielegalnych, nieregularnych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktyk przez pracodawców”.

Whistleblowing w naturalny sposób łączy się z takimi pojęciami, jak:

• Whistleblower, czyli informator, sygnalista - osoba ujawniająca nieprawidłowość;
• Whistleblowing policy, czyli polityka informowania o nieprawidłowościach;
• Whistleblowing system, czyli system zgłaszania nieprawidłowości.

Ochrona sygnalistów ma zapobiec działaniom odwetowym, a także innym nieprzyjemnościom jakie mogłyby spotkać zgłaszającego nieprawidłowość. Jej najważniejszym aspektem jest poufność:

• Tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia nie może zostać ujawniona nikomu oprócz przyjmującemu zgłoszenie. (Chyba, że sygnalista wyraźnie zaznaczy, że wyraża na to zgodę.)
• Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z RODO. Jednocześnie zbierane są tylko informacje niezbędne dla danego zgłoszenia - inne będą usuwane.

Istotna informacja:

• Nawet jeśli osoba dokonała zgłoszenia anonimowo i pomimo tego została zidentyfikowana, jest objęta ochroną wynikającą z dyrektywy.

Ponadto firma czy instytucja powinna:

• Zapewnić zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości.
• Wyznaczyć bezstronną osobę, która będzie zarządzać zgłoszeniami.
• Poinformować o przyjęciu zgłoszenia, a także postępach i wyniku postępowania.
• Zapewnić dostępne dla wszystkich formy wsparcia:
• Bezpłatny i otwarty dostęp do informacji na temat procedur.
• Pomoc ze strony właściwych organów.
• Pomoc prawna, która dotyczy zarówno doradztwa jak i wsparcia w przypadku postępowań karnych czy cywilnych.

Jednym z najważniejszych wymogów dyrektywy jest stworzenie kanału zgłaszania nieprawidłowości, który:

• zapewnia pełną poufność,
• umożliwia bezpieczne przetwarzanie i gromadzenie danych,
• jest zabezpieczony przed niepowołanym dostępem.

Rozwiązaniem, które najlepiej spełnia te kryteria jest platforma internetowa.

Zalety Sygna-listy:

• Komfortowe rozwiązanie zarówno dla pracodawcy jak i pracowników.
• Anonimowość zgłoszeń dzięki systemowej platformie w modelu SaaS.
• Automatyczny system powiadomień o nowym zgłoszeniu.
• Intuicyjny i zgodny z WCAG interface.